ATO TRT GP    4452001 
A JUÍZA PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL D0 TRABALHO DA SEXTA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer um tratamento para os documentos e processos produzidos e recebidos por este Regional, que concomitantemente lhes preserve as partes essenciais e evite a superlotação do nosso arquivo; CONSIDERANDO as disposições da Lei   7.627 de 10 de novembro de 1987, da Lei n.º 8.159 de 08 de janeiro de 1991, da Lei n.º 9.605 de 12 de fevereiro de 1998 e as diretrizes de seu Programa de Gestão de Documentos Administrativos e Judiciais, bem como o contido na Resolução Administrativa n.º 162001, de 19 de novembro de 2001, do TRT 6ª Região e Resolução n.º 07 do CONARQ de 20 de maio de 1997, R E S O L V E : Estabelecer os procedimentos internos referentes ao funcionamento do Arquivo Geral, à tramitação de documentos entre as diversas unidades deste Regional e o Arquivo Geral, à eliminação de documentos, bem como à Tabela Básica de Temporalidade, conforme as disposições que se seguem: 
CAPÍTULO I 
Do funcionamento do Arquivo Geral 
Art. 1º. O Arquivo Geral é destinado à guarda de documentos administrativos e judiciais em suas fases intermediária e permanente, devendo os mesmos permanecerem nas unidades geradoras em sua fase corrente. Parágrafo Único. Os prazos ou condições para permanência nestas três fases deverão estar de acordo com a Tabela Básica de Temporalidade, até que seja implantada a de caráter geral. Art. 2º. Sobrevindo o recebimento de petição, carta precatória, ofício e quaisquer expedientes que devam ser juntados aos autos de processos ou documentos depositados no Arquivo Geral, a secretaria da vara eou a unidade geradora requisitarão a devolução dos mesmos para promover a juntada e cumprir as providências necessárias. Art. 3º. Os pedidos de desarquivamento, certidões ou desentranhamento de documentos deverão ser feitos diretamente às secretarias das varas eou unidades geradoras, as quais requisitarão os autos ou documentos ao Arquivo Geral. § 1º   As consultas poderão ser obtidas no Arquivo Geral. § 2º   O Arquivo Geral deverá atender às requisições no prazo de cinco dias úteis. § 3º   Em casos de urgência, os autos de processos judiciais ou demais documentos administrativos poderão ser retirados diretamente no Arquivo Geral, mediante regular requisição assinada pelo diretor da secretaria geradora, indicando o servidor a quem os autos ou documentos devam ser entregues. § 4º   É vedado ao Arquivo Geral o envio de autos de processos judiciais ou documentos administrativos para a vara ou secretaria diversas daquelas de origem, salvo quando se tratar de solicitação oficial dos gabinetes da Presidência, da Vice Presidência e da Corregedoria. § 5º   Na hipótese de o processo ter natureza judicial, os autos poderão ainda ser solicitados pela Secretaria Judiciária.

CAPÍTULO II 
Da tramitação de documentos entre as diversas unidades deste Regional e o Arquivo Geral 
Art. 4º. Os documentos considerados como de guardas intermediária e permanente deverão ser encaminhados devidamente organizados, identificados e acondicionados ao Arquivo Geral para aguardarem os prazos para eliminação ou preservação definitiva. Art. 5º. Todos os documentos enviados ao Arquivo Geral serão acompanhados de listagem em duas vias, contendo dados elucidativos que facilitem a conferência no recebimento, bem como buscas futuras. Parágrafo Único. Uma das vias deverá ser devolvida à unidade de origem, no prazo de 60 (sessenta) dias, como comprovação de recebimento, onde serão feitas as anotações quanto às discrepâncias detectadas. Art. 6º. Os envios de documentos ao Arquivo Geral serão feitos de acordo com um cronograma elaborado pelo Arquivo Geral e aprovado pela Secretaria Judiciária, considerando para sua elaboração os prazos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e a disponibilidade de espaço físico. § 1º   Deverá ser dado conhecimento prévio da escala a todas as unidades afetadas. § 2º   Somente poderão ser enviados ao Arquivo Geral, sem a observância da escala prevista, documentos que já se encontravam sob sua guarda e cujo desarquivamento tenha sido solicitado anteriormente. Art. 7º. As varas trabalhistas, por recomendação de seu titular, poderão indicar dentro de cada ano de ajuizamento, processos para preservação permanente, utilizando para tanto, os seguintes critérios: mudança significativa da legislação aplicável ao caso, importância para pesquisa ou ainda relação com fato social ou econômico relevante e originalidade do fato. Parágrafo Único. Nestes casos, os processos serão enviados em separado dos demais, com listagem própria e justificativa da indicação e submetidos à apreciação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD. Art. 8º. Os autos de processos judiciais findos, isto é, sem pendências processuais de quaisquer espécies e com despacho de arquivamento definitivo, podem ser enviados ao Arquivo Geral independentemente da data deste despacho, porém o envio somente deverá ocorrer a partir do segundo ano após aquele em que se deu o ajuizamento do feito, devendo este prazo ser observado por todas as varas deste Regional. § 1º   O Arquivo Geral deverá devolver à vara de origem, os processos que forem enviados sem a observância destas condições, devendo este dispositivo se aplicar também aos feitos já enviados anteriormente. § 2º   Na oportunidade do envio de autos de processos judiciais ao Arquivo Geral, por parte das diversas varas, deverão ser observadas as seguintes orientações: I. Arrumação seqüencial com base nos números de processos e separados por ano de ajuizamento; II. Os pacotes deverão estar bem amarrados, contendo os processos com intervalos de numeração de 01 a 50, 51 a 100 e assim por diante, devendo ter altura máxima aproximada de 30cm; III. Não deverão estar contidos no mesmo pacote, processos com anos de ajuizamentos diferentes; IV. Processos com vários volumes, não poderão seguir separados; V. Os processos enviados ao Arquivo Geral deverão vir acompanhados de listagem geral em 02 ( duas ) vias, obedecendo à mesma seqüência de arrumação dos pacotes, sendo uma delas devolvida à vara de origem, no prazo de 60 (sessenta) dias, com as alterações constatadas, após a conferência de recebimento; VI. Os lotes de processos a serem enviados ao Arquivo Geral, bem como as listagens correspondentes, antes de seu despacho, serão inspecionados pelo diretor da secretaria da vara, a fim de verificar a conformidade do envio com o procedimento estabelecido; VII. Não deverão ser remetidos ao Arquivo Geral, processos não cadastrados. §3º   O Arquivo Geral poderá devolver lotes enviados em desacordo com o estabelecido neste procedimento. Art. 9.º Os documentos enviados pelo Arquivo Geral para as unidades solicitantes, serão acompanhados de duas vias de guia de remessa, devendo as mesmas, após conferência e assinatura, retornarem ao Setor de Malotes que reterá uma via e enviará a outra ao Arquivo Geral, como prova do recebimento dos documentos enviados. Art. 10. Os procedimentos e recomendações contidos no capítulo II deste ato, aplicam se a todas as demais unidades deste regional, salvo quando se referirem aos prazos para envio ao Arquivo Geral, que deverão atender a Tabela Básica de Temporalidade.

CAPÍTULO III 
Da eliminação de documentos 
Art. 11. O processo de eliminação deverá abranger os processos e documentos judiciais e administrativos, respeitando se a Tabela Básica de Temporalidade e observando se as demais recomendações contidas em normas internas. Art. 12. A eliminação de documentos será feita por fragmentação mecânica. Art. 13. Em se tratando de documentos e processos judiciais, a eliminação será feita por intermédio do Arquivo Geral e diretamente pela vara quando ressalvado na Tabela Básica de Temporalidade. § 1º   As eliminações de processos judiciais serão decididas pelo Tribunal Pleno mediante proposta circunstanciada da Presidência deste Regional. § 2º   Os processos a serem eliminados serão selecionados por triagem onde se verificará a existência de despacho de arquivamento definitivo e sua respectiva data, visando a cumprir a temporalidade estabelecida. Devendo se ainda, proceder a separação das partes essenciais para preservação e selecionar processos para preservação permanente segundo critérios a serem estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. § 3º   A eliminação de processos judiciais será precedida de edital, assinado pela Presidência e publicado em Diário Oficial do Estado por duas vezes, com antecedências de 30 e 60 dias, devendo o mesmo fazer referência à listagem de eliminação onde deverão constar todos os dados relativos ao processo, tais como: nomes das partes, admitido em reclamações plúrimas, o uso do termo ”fulano de tal e outros“, vara de origem, data de arquivamento etc. § 4º   As listagens de eliminação serão afixadas na vara de origem dos processos a que se referem e na Secretaria Judiciária do Tribunal, sendo ainda disponibilizada cópia por via eletrônica. à OAB deverá ser enviada cópia, para, querendo, pronunciar se em quinze dias. § 5º   O termo de eliminação será obrigatório no descarte de quaisquer documentos. Art. 14   A eliminação de documentos judiciais poderá ser feita diretamente na vara de origem, dispensando se a necessidade de publicação de edital quando se tratar de documentos com previsão de vida apenas corrente.

CAPÍTULO IV 
Da Tabela Básica de Temporalidade 
Art. 15. Fica instituída a temporalidade para os documentos a seguir, podendo haver inclusões e alterações, desde que devidamente analisadas e aprovadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme o anexo. Art. 16. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal. Publique se. Recife, 19 de novembro de 2001. Ana Maria Schuler Gomes   Juíza Presidente do TRT da Sexta Região.

ANEXO 
Tabela Básica de Temporalidade 
Item  Documento  Corrente  Intermediária  Permanente     Reclamações trabalhistas  Desde que, conclusos, até o segundo ano após ao de ajuizamento do feito    Até o décimo primeiro ano após o despacho de arquivamento definitivo.

  Separação das partes essenciais e preservação por 35 anos.
 Eliminação     Documentos essenciais aos autos de RT(s) – 2ª via*  2 anos  35 anos  Eliminação     Documentos não essenciais aos autos de RT(s) – 2ª via*  2 anos  ________  Eliminação     Dissídios coletivos  Desde que conclusos, até o ano seguinte ao de sua instauração  Até o décimo primeiro ano após o ano de conclusão  Permanente     Acórdãos  2 anos  ________  Permanente     Processos de licitação referentes à aquisição de imóveis**  2 anos  ________  Permanente     Processos de licitação de contratação de serviços**  2 anos após a última renovação  10 anos  Eliminação     Processos de licitação referentes às demais aquisições**  2 anos  10 anos  Eliminação     Processos de concessão de diárias  2 anos após conclusão  5 anos  Eliminação     Processos de concessão de suprimento de fundos  2 anos  5 anos  Eliminação   
* Os documentos considerados essenciais e não essenciais, bem como os procedimentos a serem adotados no processo de triagem, serão definidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

**Independentemente dos prazos estabelecidos, não poderão ser enviados para a fase intermediária, processos de licitação referente a exercícios cujas contas ainda não tenham sido aprovadas pelo Tribunal de Contas da União.
Pub.DOE PE: 211101

Ato TRT 445 2001 de 19/11/2001