PODER JUDICIÁRIO
JUSTIÇA DO TRABALHO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO – SEXTA REGIÃO
Gabinete da Presidência

ATO TRT-GP - Nº  159/2004
 (alterado pelo ATO TRT GP nº 255/06)

 REPUBLICADO POR FORÇA DO  ATO TRT GP Nº 392/2021 – DEJT 31/08/2021

			O JUIZ PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL D0 TRABALHO DA SEXTA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, 

CONSIDERANDO estabelecer um tratamento para os documentos e processos produzidos e recebidos por este Regional, que concomitantemente lhes preserve as partes essenciais e evite a superlotação do Arquivo-Geral;

CONSIDERANDO as disposições da Lei nº 7.627 de 10 de novembro de 1987, da Lei n.º 8.159  de 08 de janeiro de 1991, da Lei  n.º 9.605 de 12 de fevereiro de 1998 e as diretrizes de seu Programa de Gestão de Documentos Administrativos e Judiciais, bem  como o decidido na Resolução Administrativa TRT- 16/2001, de  21 de novembro de 2001, e na Resolução n.º 07 -  CONARQ, de 20 de maio de 1997;

CONSIDERANDO a necessidade de consolidar os instrumentos normativos que disciplinam o Programa de Gestão de Documentos; 

R E S O L V E:

APROVAR a consolidação dos instrumentos normativos que disciplinam o Programa de Gestão de Documentos, com as alterações por ela introduzidas, estabelecendo os procedimentos internos referentes ao funcionamento do Arquivo Geral, à tramitação de documentos entre as diversas unidades deste Regional e o Arquivo Geral, à natureza dos documentos judiciais, à eliminação de documentos, bem como à Tabela Básica de Temporalidade, conforme as disposições que se seguem:

CAPÍTULO I

Do funcionamento do Arquivo Geral

Art. 1º. O Arquivo Geral é destinado à guarda de documentos administrativos e judiciais em suas fases intermediária e permanente, devendo os mesmos permanecerem nas unidades geradoras em sua fase corrente.
(Publicado no DOE em 04.05.04)

Parágrafo Único. Os prazos ou condições para permanência nestas três fases  °deverão estar de acordo com a Tabela Básica de Temporalidade, até que seja implantada a de caráter geral

Art. 2º. Sobrevindo o recebimento de petição, carta precatória, ofício e quaisquer expedientes que devam ser juntados aos autos de processos ou documentos depositados no Arquivo Geral, a secretaria da vara e/ou a unidade geradora requisitarão a devolução dos mesmos para promover a juntada e cumprir as providências necessárias.

Art. 3º. Os pedidos de desarquivamento, certidões ou desentranhamento de documentos deverão ser feitos diretamente às secretarias das varas e/ou unidades geradoras, as quais requisitarão os autos ou documentos ao Arquivo Geral.

§ 1º - As consultas poderão ser obtidas no Arquivo Geral.

§ 2º - O Arquivo Geral deverá atender às requisições no prazo de cinco dias úteis.

§ 3º - Em casos de urgência, os autos de processos judiciais ou demais documentos administrativos poderão ser retirados diretamente no Arquivo Geral, mediante regular requisição assinada pelo diretor da secretaria geradora, indicando o servidor a quem os autos ou documentos devam ser entregues.

§ 4º - É vedado ao Arquivo Geral o envio de autos de processos judiciais ou documentos administrativos para a vara ou secretaria diversas daquelas de origem, salvo quando se tratar de solicitação oficial dos gabinetes da Presidência, da Vice-Presidência e da Corregedoria.

§ 5º - Na hipótese de o processo ter natureza judicial, os autos poderão ainda ser solicitados pela Secretaria Judiciária.

CAPÍTULO II

Da tramitação de documentos entre as diversas unidades deste Regional e o Arquivo Geral

Art. 4º. Os documentos considerados como de guardas intermediária e permanente deverão ser encaminhados devidamente organizados, identificados e acondicionados ao Arquivo Geral para aguardarem os prazos para eliminação ou preservação definitiva.

Art. 5º. Todos os documentos enviados ao Arquivo Geral serão acompanhados de listagem em duas vias, contendo dados elucidativos que facilitem a conferência no recebimento, bem como buscas futuras.

Parágrafo Único. Uma das vias deverá ser devolvida à unidade de origem, no prazo de 60 (sessenta) dias, como comprovação de recebimento, onde serão feitas as anotações quanto às discrepâncias detectadas.

Art. 6º. Os envios de documentos ao Setor de Arquivo Geral serão feitos de acordo com um cronograma elaborado e divulgado pelo referido Setor, após prévia homologação da Presidência deste Tribunal, considerando para sua elaboração os prazos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e a disponibilidade de espaço físico.

§ 1º - Deverá ser dado conhecimento prévio da escala a todas as unidades afetadas. 

§ 2º - Somente poderão ser enviados ao Arquivo Geral, sem a observância da escala prevista, documentos que já se encontravam sob sua guarda e cujo desarquivamento tenha sido solicitado anteriormente.

Art. 7º. As varas trabalhistas, por recomendação de seu titular, poderão indicar dentro de cada ano de ajuizamento, processos para preservação permanente, utilizando para tanto, os seguintes critérios: mudança significativa da legislação aplicável ao caso, importância para pesquisa ou ainda relação com fato social ou econômico relevante e originalidade do fato.

Parágrafo Único. Nestes casos, os processos serão enviados em separado dos demais, com listagem própria e justificativa da indicação e submetidos à apreciação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

Art. 8º. Os autos de processos judiciais findos, isto é, sem pendências processuais de quaisquer espécies e com despacho de arquivamento definitivo, podem ser enviados ao Arquivo Geral independentemente da data do aludido despacho. Entretanto, o envio somente deverá ocorrer a partir do segundo ano após aquele em que se deu o ajuizamento do feito, prazo esse a ser observado por todas as varas da Sexta Região. (Redação alterada pelo art. 1º do Ato TRT-GP Nº 158/2003)

§ 1º - O Arquivo Geral deverá devolver à vara de origem, os processos que forem enviados sem a observância destas condições, devendo este dispositivo se aplicar também aos feitos já enviados anteriormente.

§ 2º - Na oportunidade do envio de autos de processos judiciais ao Arquivo Geral, por parte das diversas varas, deverão ser observadas as seguintes orientações: 

 I.	Arrumação seqüencial com base nos números de processos e separados por ano de ajuizamento;
 II.	Os pacotes deverão estar bem amarrados, contendo os processos com intervalos de numeração de 01 a 50, 51 a 100 e assim por diante, devendo ter altura máxima aproximada de 30cm;
 III.	Não deverão estar contidos no mesmo pacote, processos com anos de ajuizamentos diferentes;
 IV.	Processos com vários volumes, não poderão seguir separados;

 V.	Os processos enviados ao Arquivo Geral deverão vir acompanhados de listagem geral em 02 (duas) vias, obedecendo à mesma seqüência de arrumação dos pacotes, sendo uma  delas  devolvida à vara de origem,  no 
prazo de 60 (sessenta) dias, com as alterações constatadas, após a conferência de recebimento;
 VI.	Os lotes de processos a serem enviados ao Arquivo Geral, bem como as listagens correspondentes, antes de seu despacho, serão inspecionados pelo diretor da secretaria da vara, a fim de verificar a conformidade do envio com o procedimento estabelecido;
 VII.	Não deverão ser remetidos ao Arquivo Geral, processos não cadastrados.

§ 3º. Os processos cujos arquivamentos tenham sido ocasionados por inércia das partes deverão ser remetidos ao Arquivo-Geral em lote apartado e acompanhado de listagem própria. Esses processos devem ser identificados com uma tarja vermelha em suas laterais. (Parágrafo introduzido pelo art. 2º do Ato TRT-GP Nº 158/2003)

§4º. O Arquivo Geral poderá devolver lotes enviados em desacordo com o estabelecido neste procedimento.

Art. 9º. Os documentos enviados pelo Arquivo Geral para as unidades solicitantes, serão acompanhados de duas vias de guia de remessa, devendo as mesmas, após conferência e assinatura, retornarem ao Setor de Malotes que reterá uma via e enviará a outra ao Arquivo Geral, como prova do recebimento dos documentos enviados.

Art. 10. Os procedimentos e recomendações contidos no capítulo II deste ato, aplicam-se a todas as demais unidades deste regional, salvo quando se referirem aos prazos para envio ao Arquivo Geral, que deverão atender a Tabela Básica de Temporalidade.

CAPÍTULO III

Da natureza dos documentos judiciais 

Art. 11. São considerados como documentos essenciais dos processos judiciais os atos processuais e os documentos a seguir discriminados, cuja preservação será obrigatória pelo prazo de 35 (trinta e cinco) anos, a contar do ajuizamento da ação: (Artigo  introduzido pelo ATO TRT-GP 426/2002)
  (REVOGADO pelo ATO TRT GP Nº 392/2021 – DEJT 31/08/2021)
I- petição inicial;
II- contestação;
III- atas de instrução;
IV- termo de conciliação;
V- sentenças; 
VI- acórdãos; 
VII- guias de recolhimento de contribuições sociais;
VIII- declaração do empregador a respeito de insalubridade ou periculosidade, para fins de aposentadoria;
IX- guias do seguro desemprego;
X- termo de rescisão ou resilição do contrato de trabalho (“TRCT”);
XI- original ou cópia da carteira de trabalho;
XII- contracheques, recibos de pagamento e fichas financeiras;
XIII- original ou cópia do extrato analítico de conta individual do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS); 
XIV- original ou cópia de guia de depósito do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
XV- original ou cópia de certidão de assento de nascimento, casamento e óbito;
XVI- original ou cópia do documento de Cadastro de Pessoas Físicas no Ministério da Fazenda (“CPF”), documento oficial de identificação, título de eleitor e certificado de reservista;
XVII- atos e documentos referentes a bens imóveis, tais como originais ou cópias de escrituras ou traslados, certidões da matrícula perante o cartório imobiliário, autos de arresto, penhora, avaliação, arrematação ou adjudicação, além da cópia da carta de arrematação ou adjudicação. 

Parágrafo Único. Além do disposto neste artigo serão de guarda obrigatória, pelo prazo mencionado no caput,  todos os documentos que se destinem a provar o tempo de serviço ou o tempo de contribuição, ou o recolhimento de depósitos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). (Parágrafo introduzido pelo ATO TRT-GP 426/2002)

Art. 12. São considerados como documentos não essenciais dos processos judiciais, para fins de eliminação no décimo primeiro ano após o ajuizamento da ação, desde que sem pendências processuais e com despacho de arquivamento definitivo: (Artigo  introduzido pelo ATO TRT-GP 426/2002) 
(REVOGADO pelo ATO TRT GP Nº 392/2021 – DEJT 31/08/2021)
I- autuação;
II- petição de simples juntada ou petição de recurso;
III- atos de comunicação processual, tais como  citações, intimações e notificações, por mandado, via postal ou mediante publicação na imprensa oficial;
IV- cartões, livros ou fichas de controle de freqüência e horários;
V- atos e termos de movimentação processual e certidões de andamento;
VI- cópias de editais e ofícios;
VII- originais ou cópias de mandados judiciais,  tais como  de penhora, arresto e remoção de bens móveis; 
VIII- autos de penhora, avaliação e arresto, salvo de bens imóveis;
IX- cópias de peças dos próprios autos.

Art. 13. São considerados como documentos essenciais dos autos dos precatórios os documentos a seguir discriminados, cuja preservação será obrigatória por 05 (cinco) anos, a contar da data de sua autuação, desde que se encontre devidamente arquivado. (REVOGADO pelo ATO TRT GP Nº 392/2021 – DEJT 31/08/2021)

§ 1º. Relativamente aos Precatórios Municipais e Estaduais 
I - Ofício da Vara Requisitante solicitando a expedição de Precatório
II - Pareceres do Ministério Público do Trabalho
III - Carta de Ordem e Ofício Precatório
IV - Comprovantes de depósitos
IV - Alvarás 
V - Mandado de Seqüestro e Levantamento de Seqüestro 
VI - Pedido de Intervenção (ofícios expedidos pelo TRT)
VII - Cálculos dos recolhimentos e respectivas guias 
VIII - Despacho de arquivamento

§ 2º. Relativamente aos Precatórios Federais
I - Ofício da Vara Requisitante solicitando a expedição de Precatório 	
II - Pareceres da Advocacia Geral da União - AGU
III - Carta de Ordem e Ofício Precatório
IV - Comprovantes de depósitos
V - Alvarás 
VI - Mandado de Seqüestro e Levantamento de Seqüestro 
VII - Pedido de Intervenção  (Ofícios expedidos pelo TRT)
VIII - Cálculos dos recolhimentos e respectivas guias 
IX - Despacho de arquivamento

§ 3º. Relativamente às Sentenças Judiciais de Pequeno Valor Federais 
I - Ofício da Vara Requisitante solicitando o pagamento
II - Extrato de cálculos do Setor de Precatório
III - Ofícios expedidos pelo Setor de Precatório à SOF/TRT	
IV - Alvarás 
V - Ofício expedido pelo TRT à Executada comunicando o pagamento
VI - Despacho de arquivamento

§ 4º. Documentos não constantes dos parágrafos anteriores serão considerados como não essenciais.
§ 5º.  O envio dos autos findos de precatórios ao Arquivo-Geral poderá ocorrer independentemente da data de sua autuação, desde que possua o respectivo despacho de arquivamento.
§ 6º. As pastas de segunda via de documentos essenciais de Precatórios deverão permanecer por 02 (dois) anos no  Setor de Precatórios,  após o que deverão ser encaminhadas ao Arquivo-Geral, onde permanecerão até o quinto ano de sua emissão, sendo posteriormente eliminadas.
§ 7º. Os documentos não-essenciais dos autos dos Precatórios poderão ser eliminados pelo próprio Setor de Precatórios após o 2ªº ano de sua emissão. 

Art. 14. São considerados como documentos essenciais dos autos dos dissídios coletivos os documentos a seguir discriminados, os quais terão guarda permanente: 
I – petição inicial;
II – contestação;
III – parecer;
IV – certidão de julgamento;
V – acórdão (REVOGADO pelo ATO TRT GP Nº 392/2021 – DEJT 31/08/2021)

§ 1º. Documentos não constantes dos itens I a V do art. 14 serão considerados como não essenciais.
§ 2º.  O envio dos autos findos dos Dissídios Coletivos ao Arquivo-Geral poderá ocorrer independentemente da data de sua autuação, desde que possua o respectivo despacho de arquivamento.
§ 3º.  As pastas de segundas vias de documentos essenciais dos Dissídios Coletivos deverão permanecer por 02 (dois) anos na Secretaria do Pleno, após o que deverão ser encaminhadas ao Arquivo-Geral, onde permanecerão até o quinto ano de sua emissão, sendo posteriormente eliminadas.
§ 4º.  Os documentos não-essenciais dos autos dos Dissídios Coletivos poderão ser eliminados pela Secretaria do Pleno após o 2ªº ano de sua emissão. 

CAPÍTULO IV
Da eliminação de documentos

Art. 15. O processo de eliminação deverá abranger os processos e documentos judiciais e administrativos, respeitando-se a Tabela Básica de Temporalidade e observando-se as demais recomendações contidas em normas internas.

Art. 16. A eliminação de documentos será feita por fragmentação mecânica.
(REVOGADO pelo ATO TRT GP Nº 392/2021 – DEJT 31/08/2021)

Art. 17. Em se tratando de documentos e processos judiciais, a eliminação será feita por intermédio do Arquivo Geral e diretamente pela vara quando ressalvado na Tabela Básica de Temporalidade.

§ 1º. As eliminações de processos judiciais serão decididas pelo Tribunal Pleno mediante proposta circunstanciada da Presidência deste Regional

§ 2º. Os processos a serem eliminados serão selecionados por triagem onde se verificará a existência de despacho de arquivamento definitivo e sua respectiva data, visando a cumprir a temporalidade estabelecida. Devendo-se ainda, proceder a separação das partes essenciais para preservação e selecionar processos para preservação permanente segundo critérios a serem estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. 

§ 3º. Na hipótese de o Arquivo-Geral, no momento da triagem para eliminação, verificar a existência de processos arquivados por inércia de partes, deverá relacioná-los em listagem própria e encaminhá-los à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que notificará ao Juízo da Execução para que se pronuncie acerca da referida eliminação. (Parágrafo introduzido pelo art. 3º do Ato TRT-GP nº 158/2003)

§ 4º. A eliminação de processos judiciais será precedida de edital, assinado pela Presidência e publicado em Diário Oficial do Estado por duas vezes, com antecedências de 30 e 60 dias, devendo o mesmo fazer referência à listagem de eliminação onde deverão constar todos os dados relativos ao processo, tais como: nomes das partes, admitido em reclamações plúrimas o uso do termo “fulano de tal e outros”, vara de origem, data de arquivamento etc. (REVOGADO pelo ATO TRT GP Nº 392/2021 – DEJT 31/08/2021)

§ 5º. As listagens de eliminação serão afixadas na vara de origem dos processos a que se referem e na Secretaria Judiciária do Tribunal, sendo ainda disponibilizada cópia por via eletrônica. À OAB deverá ser enviada cópia, para, querendo, pronunciar-se em quinze dias.

§ 6º. O termo de eliminação será obrigatório no descarte de quaisquer documentos.

Art. 18 - A eliminação de segundas vias de documentos não essenciais poderá ser realizada diretamente na vara de origem, após a fase corrente, encaminhando-se previamente a respectiva listagem à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, sem necessidade de publicação de edital. 

CAPÍTULO IV

Da Tabela Básica de Temporalidade

Art. 19. Fica instituída a temporalidade para os documentos a seguir, podendo haver inclusões e alterações, desde que devidamente analisadas e aprovadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme o anexo.
(REVOGADO pelo ATO TRT GP Nº 392/2021 – DEJT 31/08/2021)

Art. 20. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal.
	     
     		       Publique-se.
	    
                  		       Recife, 29 de  abril  de 2004.

		          FERNANDO CABRAL DE ANDRADE
 			            Juiz Presidente do TRT da 6ª Região

PODER JUDICIÁRIO
JUSTIÇA DO TRABALHO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO – SEXTA REGIÃO
Gabinete  da Presidência
 
ANEXO ( ATO TRT-GP nº159/2004)

  Tabela Básica de Temporalidade

Item 	Documento	Corrente	Intermediária	Permanente	
 1.		Reclamações trabalhistas	Desde que conclusos, até o segundo ano após ao de ajuizamento do feito. (Alterado pelo ATO TRT GP nº 255/06)	- Até o décimo primeiro ano após o despacho de arquivamento definitivo.
- Separação das partes essenciais e preservação por 35 anos. (Alterado pelo ATO TRT GP nº 255/06)	Eliminação	
 2.		Documentos essenciais aos autos de RT(s) – 2ª via	2 anos	5 anos *	Eliminação	
 3.		Documentos não essenciais aos autos de RT(s) – 2ª via	2 anos – após, eliminação pela Vara de Origem.	________	Eliminação	
 4.		Precatórios	Até o despacho de arquivamento, respeitado o cronograma de remessa ao SAG	 5 anos – não haverá separação das partes essenciais	Eliminação	
 5.		Documentos essenciais aos autos dos Precatórios – 2ª via	2 anos, respeitando o cronograma de remessa ao SAG	 5 anos
		
 6.		Documentos não essenciais aos autos dos Precatórios – 2ª via	2 anos – após, eliminação pelo Setor de Precatórios	________		
 7.		Dissídios coletivos	Até a sua conclusão, respeitado o cronograma de remessa ao SAG	- Até o décimo primeiro ano após o ano de conclusão.
- Separação das partes essenciais e preservação permanente.	Permanente	
 8.		Documentos essenciais aos autos dos Dissídios Coletivos – 2ª via	2 anos, respeitando o cronograma de remessa ao SAG	 5 anos
		
 9.		Documentos não essenciais aos autos dos Precatórios – 2ª via	2 anos – após, eliminação pela Secretaria do Pleno	________		
 10.		Acórdãos	2 anos	________
	Permanente	
 11.		Processos de licitação referentes à aquisição de imóveis**	2 anos	________	Permanente	
 12.		Processos de licitação de contratação de serviços**	2 anos após a última renovação	10 anos	Eliminação	
 13.		Processos de licitação referentes às demais aquisições**	2 anos	10 anos	Eliminação	
 14.		Processos de concessão de diárias	2 anos após conclusão	5 anos	Eliminação	
 15.		Processos de concessão de suprimento de fundos	2 anos	5 anos	Eliminação	

* altera a redação do Ato TRT-GP Nº 186-B/2003 (redação anterior – 10 anos)  
* Os documentos considerados essenciais e não essenciais, bem como os procedimentos a serem adotados no processo de triagem, serão definidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
**Independentemente dos prazos estabelecidos, não poderão ser enviados para a fase intermediária, processos de licitação referente a exercícios cujas contas ainda não tenham sido aprovadas pelo Tribunal de Contas da União.